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効率的な会議をするために意識しておきたい3つのこと。

どうも、佐田真人(@mst727)です。

組織で仕事をしていると、どうしても欠かせないのが「会議」。特に年初めは何かと新しく決めることが多いので、会議も増えていきます。

そんな会議が増えてくると、会議の質にはこだわりたいところ。

今回は、少しでも効率的に会議を進めるために、意識しておきたいことを書き残しておこうと思います。

 

よくある会議の問題点は少しの意識と工夫で改善できる

会議は他の人の時間をもらっているので、できるならば気持ちの良い会議がしたい。

でも、いざ会議を進めてみようと思うと迷ってしまうこと、結構あると思います。

会議自体よくネガティブな表現をされがちですが、実際はその会議の進め方に問題があることもしばしば。

  • 誰が何をやるのか決まらないまま曖昧に会議を終えてしまう
  • 話が脱線してダラダラ会議が長引いてしまう
  • そもそも会議中に迷走してしまう

これらの問題を解決するのは、実はあまり難しいことではありません。どれも少しの意識と工夫で改善できるもの。

会議のパターンはいろいろありますが、効率的な会議を進めるために僕自身が意識していることは3つ。

 

①会議の終わる時間を決める

まず会議が終わる時間を必ず設ける。これはどんな会議でも言えることだと思います。

時間を決めないとダラダラ進んでしまうことが多いので、終わる時間意識していると、とても進めやすいと思います。

大切なのは、参加メンバー全員に終わる時間を共有すること。そうするとみんながその時間に終わらそうと協力してくれるので、会議を進めやすい。

会議のパターンにもよるのですが、だいたい自分の場合はこれぐらいを想定して会議を進めています。

  • 問題を解決する会議:30分〜1時間
    30分以上かかる場合は、問題を出す時間と解決する時間に分けることも。
  • 報告ベースの会議 :15分
    進捗報告が多く、そこで何かしらの問題がある場合は別で設定することも。
  • ブレスト会議   :1時間〜
    リラックスして進めつつも、時間を区切って進めることが多いのかな。

あくまで目安ですが、大半の会議に1時間以上かかりそうだと思った場合は、二回に分けることが多いです。

 

②会議前に共有できるものは共有する

これも基本ですが、 会議を始める前に、目的とゴール、アジェンダ(目次)、そして確認しておく資料(全量が把握できるもの)があれば、あらかじめ共有しておく。

全く何も知らないのと、事前に情報を把握しているのとでは、会議の出だしが大きく変わってきます。

限られた時間の中で会議を進めるために、 あらかじめ大まかな内容を共有しておくことは決して無駄ではありません。

特にアジェンダが会議の軸になってくるので、しっかりと決めておきましょう。大切なのは準備、準備ですね。

 

③役割と宿題、期限を最後に確認

会議の良くない例でよくあるのが、会議で一通り盛り上がって「じゃあよろしく」って終わるパターン。

最後の最後で「誰が何をいつまでにやってくるのか」を曖昧にして終わってしまうんですよね。

ヒトは基本的に物事を決めたくない生き物。だからこそ会議の終わりに「誰が何をいつまでにやってくるのか」を確認しておく。

「そうはいってもその場ですぐに決めれないよ」という方も、仮スケジュールでいいので決めておく。

決めたことやスケジュールは変わるものだと思っています。ただここで大事なのは何かしら「決める」ということ。

決めることで初めて物事は前に進むのです。

 

最後に

  1. 会議の終わる時間を決める
  2. 会議前に共有できるものは共有する
  3. 役割と宿題、期限を最後に確認

これらのことを意識していると、最低でも60点以上の会議はできるのではないでしょうか。会議のパフォーマンスは劇的に上がると思います。

まずはあまり上手くやろうとせず、最低限これらのことを心がけて会議に臨んでみるといいでしょう。

少しでも読んでくれた皆さんの参考になれば幸いです。

次回、会議についてお話しする際は、具体的な進め方についても触れていければと思います。

今日はこれにておしまい。
それではまた!