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TOKIORI

心地よい暮らしや理想的な働き方を模索する。

メールやメッセージひとつでも、自分の言葉を少し添えてあげるだけで印象は格段と変わってくるっていうお話。


佐田真人(@mst727)です。

仕事をする上で欠かせないのが、メールやメッセージのやりとり。最近は以前にも増してメールやメッセージベースで、仕事が進んでいくようになりました。そんな中思うのが、「メールやメッセージひとつでも自分の言葉を少し添えてあげるだけで格段と印象は変わってくる」ということ。

先日、テンプレをそのまま送ったような、妙にかしこまったメールが送られてきたのですが、「もう少し文章を変えたら印象良くなったのにな」と思うことがありました。

では、どう文章を変えたら印象が良くなったのか。それは、自分の言葉を少し添えてあげれば良かったのかなと。そもそもメールというのは、相手に何か行動してもらいたいという目的があって送るもの。そこにその人自身の個性みたいなものが、多少感じられてもいいのではないかと思いました。

自分自身メールを送る際、「自分の言葉を少し添える」ことを意識しているのですが、あまり深く考えたことがなかったので、改めてこの部分について、少し掘り下げてみようと思います。 

 

その文章に人間味が感じられるかどうか


先日、メモ用にツイートしたのですが、この人間味こそが、その人の印象を意識づける、大切な部分なのではないかと感じました。

テンプレをそのままコピーしたような文と、自分の言葉を少し添えてあげた文とでは、やはりその文に人間味が感じられるかどうかで、印象は大きく変わってくるのかなと。

テンプレをそのままコピーしたような文は、どこか内容とミスマッチしているように感じるし、読んでいてもピンとこない。逆に自分の言葉を少し添えてあげた文は、内容が変わらずとも、その人自身の姿勢や想いが感じ取れるものなんだと思います。

自分自身テンプレは様々なシーンに応じて使い分けているし、効率的に仕事を進める上ではとても便利なもの。ただそれをそのまま使ってしまうと、どこか味気ない文章になってしまうし、相手によって文体を変えてあげないと、どこか変なニュアンスが生まれてしまう。だからこそ「自分の言葉を少し添えてあげる」という意識は、その人自身の熱が感じ取れるものとして、とても大切だと思うのです。

目的はシンプルに、内容は具体的に

ただ自分の言葉で書けばいいのかと言われると、決してそういうことではありません。以下のお話は、少しテクニック的な部分に寄ってしまいますが、メールやメッセージを書く上で、最低限必要なことなので書いておこうと思います。

冒頭にも書いたように、メールは「相手に何か行動してもらいたい」という目的があって送るもの。

まずは、メールを送る目的を明確にさせる必要があります。そしてできる限りシンプルに書く。その方がその後の内容も理解しやすいからです。目的をシンプルに述べることができなければ、その後の内容が散漫とし、理解し難いものになってしまう。逆に目的をシンプルに述べることができれば、自ずと伝えるべき内容も定まっていくものなのだと思います。

次に、目的に沿った具体的な内容、つまり相手がそのメールを読んだ後、何をすればいいのか分かるぐらいまでイメージできるよう、具体的に書く必要があります。ここで大切なのは、できる限り相手の考える負担を減らしてあげること。そうすることで無駄なコミュニケーションコストはなくなるし、相手が返答しやすい状況を作ることができるのだと思います。

「明日空いてる時間ありますか?」ってただ聞かれるよりかは、「明日の15時、浅草で打ち合わせしたいんですけど、時間ありますか?」て聞かれた方が、イエス・ノーで返答しやすいし、こちらも代案を出しやすい。相手の視点に立って考えてみると、よりイメージしやすいかもしれないですね。

最後に

自分自身、あまりメールを書くのが得意ではありませんでした。とにかく丁寧に文を書くことに固執した結果、必要以上にへりくだったメールになり、肝心な中身が全く伴ってなかった。今までのやり方が、全然本質的じゃなかったことに気づき、そこから上記のようなことを意識し始めました。

文が整っているけども妙に丁寧すぎる文章、文が多少荒削りでもその人の熱が伝わる文章であれば、やはり後者の方が好きだし、結果的に自分の書く文としても合っていた。あとはそのバランス感、相手との距離感をどうとるか。そこが一番大切だと思います。


今後メールやメッセージを書く上で、これらのことが何らかの参考になれば、幸いです。

今日はこれにておしまい。
それではまた!